Se va desfășura pe toată perioada de implementare și constă în întocmirea de către beneficiar  a instrumentelor și procedurilor de lucru, planurilor de implementare, ședințelor de lucru și management, raportarilor, rapoartelor de monitorizare, realizarea achizițiilor, respectiv a asigurării resurselor necesare implementării proiectului.

A1.1. Monitorizarea implementării proiectului

Această subactivitate presupune:

  • stabilirea strategiilor de abordare a activitaților proiectului în cadrul instituțiilor, atât a Liderului de parteneriat, cât și a partenerului;
  • delimitarea si distribuirea responsabilităților către membrii echipei de proiect;
  • avizarea planului de implementare lunar;
  • avizarea procedurilor necesare implementarii proiectului;
  • stabilirea instrumentelor de lucru utilizate în cadrul managementului de proiect;
  • verificarea încadrării tipurilor de cheltuieli conform legislației în vigoare;
  • verificarea și avizarea rapoartelor de activitate lunare ale echipei de proiect,
  • verificarea, avizarea cererii de rambursare/cererii de plată/cererii de prefinanţare;
  • întocmire de acte adiţionale, notificări la contractul de finantare;
  • monitorizarea activitatilor proiectului prin vizite la fata locului atat la Liderul de proiect, cât și la partener;
  • planificarea întâlnirilor de lucru cu echipa proiectului și a partenerului;
  • verificarea și avizarea rapoartelor de progres lunare elaborate de fiecare responsabil de activitate pe proiect;
  • prevenirea riscurilor se va face prin planificarea săptămânală a resurselor materiale, umane, financiare pe fiecare activitate.

A1.2. Asigurarea suport în desfășurarea activităților proiectului

Proiectul se va implementa în baza unei organizări eficiente prin care se vor realiza instrumente electronice/fizice pentru urmarirea implementării proiectului. Această subactivitate presupune:

  • elaborarea procedurilor de lucru;
  • consultarea site-ului http://www.fonduri-ue.ro/ cu privire la noile comunicari și instrucțiuni noi apărute;
  • mentinerea legăturii cu echipa partenerului;
  • organizarea întâlnirilor de lucru cu echipa proiectului și a partenerilor;
  • arhivarea documentelor proiectului;
  • centralizarea rapoartelor de progres lunare elaborate de fiecare responsabil de activitate pe proiect;
  • asigurarea accesibilitatii on-line a diferitelor materialele de informare si a celor de promovare a rezultatelor proiectului, materiale didactice, cursuri;
  • întretinerea paginii web a proiectului și a platformei e-learning;
  • urmărirea respectării planului de achizitii;
  • elaborarea și verificarea dosarelor de achiziție;
  • elaborarea și implementarea unei proceduri interne privind achizițiile de produse, servicii și lucrări în cadrul proiectului, conform Legii 98/2016, OUG nr.34/2006, Ord. Nr. 1120/15.10.2013;
  • achiziții directe, alocarea resurselor necesare derularii activitaților proiectului;
  • înregistrarea în evidențele contabile a documentelor aferente cheltuielilor angajate în perioada de raportare;
  • verificarea si centralizarea documentelor justificative aferente operațiunilor prin caseria unitații și prin conturile proiectului la bănci;
  • controlarea și centralizarea documentelor justificative aferente salariilor;
  • completarea documentelor de plata și predarea lor pentru semnat;
  • completarea și depunerea declarațiilor lunare pentru membrii proiectului;
  • organizarea arhivei pentru documentele financiare și contabile.